スタッフ日誌 『圧縮』
こんにちは
インストラクターの仲野です。
業務のなかで、パソコンのメールにワードやエクセル、PDF、画像、などの
ファイルを添付して送信することが多くの場面で起こります。
お客様からメール添付で資料を送っていただくことや、
所内でも作成した資料をメールで飛ばすなど・・・
１～２個のファイルであればそのまま添付ということでも大丈夫ですが、
それよりも多くなると、受信した方がデータ保存したとき、
保存先によっては添付したファイルが他のファイルに紛れてしまうなどの
問題があります。
そんなときにお勧めしているのが、フォルダの圧縮。
添付したいファイルをフォルダに入れ、そのフォルダを圧縮します。
圧縮ソフトや設定によってアイコンは異なりますが、通常のフォルダとは
異なるアイコンで表示されます。
そしてその圧縮したフォルダをメールに添付します。
そうすると、受信した方は１つを保存するだけで済みますし、
送信する方も１つを添付する作業だけで送信できます。
圧縮フォルダを解凍する必要はありますが、
他のファイルに紛れてしまうことはありません。
WindowsXP以降であれば標準機能として利用できますし、
フリーソフトもたくさんの種類が出ています。
使い慣れるとなかなか便利で重宝しますので、
ぜひファイルをメールに添付するときなどに使ってみてください。
