ペーパーレス～事務所から紙が無くなる日を目指して

こんにちは！

インストラクターの仲野です。

このブログでも以前よりお話していますが、

ゆたかグループで現在推進中の「ペーパーレス化」の進捗の話です。

先日、懸案だったファイル名の付け方が、ついに決まりました！

プリントアウトする代わりにデータで保存、

紙の資料（冊子になっているものは裁断）はスキャンしてデータで保存、

といったように、紙の保存しなければならないもの以外は

徹底的にデータ保存していこうとしています。

そのため、今後は書棚やキャビネット、書庫で紙があふれる代わりに

ハードディスクの中にデータがあふれることになります。

そこで１番大切なことは、必要なデータをすぐに探し出せることです。

誰でも探せる保存場所と検索機能の活用、

この２つを整備することがデータをすぐに探し出すための必須事項。

そして、検索機能を活用するためには、保存するファイル名に

一定のルールを持たせる必要がありました。

保存する人によってバラバラでしたが、

保存した日付を付ける、ファイルを開かなくても内容が分かるようにする、など

所内で運用するために適したルールづくりができたので、

いよいよデータの保存を進めることができるようになりました。

次は保存場所の準備と紙の資料をデータ化するためのスキャナーの選定を

進めていく予定です。

今後も機会があれば、ペーパーレス化の進捗状況をお話させていただきたいと思います。