複合機導入　～ペーパーレス～事務所から紙が無くなる！？

こんにちは！

インストラクターの仲野です。

今日は、ゆたかグループで現在推進中の「ペーパーレス化」の進捗の話。

前回、ファイル名の付け方が決まってからは、主にスキャナの選定を進めてきましたが、

先日、ついに高速スキャン機能付きの複合機を導入しました！！

以前よりハンディスキャナを利用して、紙の資料をデータ化していましたが、

ハンディスキャナには限界がありました。

たとえばＡ４サイズを超える用紙を一度にスキャンすることができない、

スキャンを接続しているパソコンの性能によって読み込み速度が遅くなる、など。

（２、３枚スキャンしたら、５～１０秒止まってしまうことも！！）

これでは事務所内の紙の資料をすべてデータ化することなんて・・・。

ということで、Ａ３サイズの用紙に対応した、高速スキャナを探すことに。

当初、紙の資料をスキャンすることを目的としていましたが、

お客様と資料をやりとりさせていただく方法の中で、意外と多いのがＦＡＸでのやりとり。

この際、それもデータで送受信することはできないのか？

ということになり、結局はコピー、ＦＡＸ、プリンター、スキャナの機能が

一体となった、複合機を導入することとなりました。

まだ導入してから、日が浅いので、使いこなしているとは言えませんが、

この複合機により、ＦＡＸは紙が出てこなくなり、資料はスキャンされていくこと

となるため、紙の資料が増え続けていくスピードは少し緩やかになりそうです。

次は加速度的に紙の資料が増える年末調整や確定申告時期の、資料の整理について

検討していく予定です。

今後も機会があれば、ペーパーレス化の進捗状況をお話させていただきたいと思います。