中身も綺麗に　～会計事務所の整理法

以前、ゆたかグループは机の上を常に綺麗にすることを
心がけている。と、紹介させていただきましたが、
机の上はもちろん、机の中やさらにパソコンの中まで綺麗にしています。

やはり見た目だけでなく、中身も大事だと思います。
見た目は、お客様に綺麗なオフィスを観ていただくために重要ですが
中身については、仕事の効率を上げるために重要です。

机の中がごちゃごちゃしていると、資料を探すのに時間がかかります。

ウォールストリートジャーナル誌の発表によると、
ビジネスマンがオフィスで資料を探している時間は、
年間でなんと６週間に上るというのです。

もったいない！

まずは、使っていないものを捨てることや、資料はファイルに閉じておく等
基本的なことから整理してみてはいかがでしょうか。

また、パソコンの中で資料を探すことも多いですね。

基本的な整理方法として、
資料を作ったときにわかりやすいタイトルを付けて
保存したり、フォルダを作成したりすることが挙げられます。

ゆたかグループでは、
資料のタイトルを①お客様名、②内容、③作成した日付、④作成者
の順番で付けるというルールを作っています。

また、フォルダもお客様ごとに作成し、
その中に保存する資料の順番も統一しています。

これらをするだけでも、検索すれば資料が見つかるし、
資料がどのフォルダにあるか予想がつきますし、探す手間がかなり省けます。

細かいタイトルをつけたり、フォルダを作ったりするのは面倒ですが、
後で探す手間を考えれば、ずいぶん効率が良いと思います。

机やパソコンの中を綺麗にして、有意義な時間の使い方をしたいですね。