ペーパーレス～データ整理の工夫

こんにちは！
インストラクターの仲野です。

以前からこのブログでも何度かお話していますが、
ゆたかグループでは現在、事務所のペーパーレス化を進めています。

ペーパーレスを進めていくと、紙による資料の保存はだんだんと減ってきますが、
逆に増えてくるのが、データでの保存。

そこで、今日はデータを整理の話です。

１つ１つのデータは小さいながらも、積み重なっていくと、想像以上の量に。
そこで、フォルダの中身を確認したところ、
本当に保存が必要な資料のみが保存されている、ということでもないようでした。

時間が経つと、内容が古くなってしまって、保存する必要が無くなってしまうため、
削除する必要が出てくるのです。

そこで、共通のルールを１つ作り、古くなったデータがひと目で分かる工夫をすることで、
一定の時間が経過したものをピックアップして、不要になったデータを整理できるように
しました。

紙で保管するのも、データで保存するのも、整理が必要なのは同じことですね。
ただ、紙で保管する以上に、データで保存するときは、整理の工夫が必要になります。

紙で保管する以上の利便性と効率性を目指して、
今後も事務所のペーパーレス化を進めていきたいと思います。