ホワイトボードが消えました！
突然ですが事務所からホワイトボードが消えました！
と言っても事務所からホワイトボードが無くなった訳ではありません。
ホワイトボードは今まで通りにミーティング等で活躍しています。
消えたのは、今までホワイトボードに記載されていた、職員個々の
一週間の予定です。
では、職員の予定は自己管理のみになったかというとそうではありません。
今まで以上に、職員間の情報の「共有化」を図る為に職員の予定は
パソコン上で管理されることになりました。
「共有」とは一つの物を二人以上が共同で持つことですから、
職員一人一人の予定を事務所全体で、把握できるようにしようと
いう考えです。
予定を職員なら誰でも素早く把握できることは、お客様へのサービスの
向上につながります。
担当者へお客様から問い合わせがあった時でも、机に座ったままで
パソコンを見たら担当者がどのような予定になっているのかを
瞬時にお客様に伝えることができます。
予定の変更などを頼まれた時でも、一月の予定は誰でも見ることが
できるので担当者でなくてもできる限りその場で対応することができます。
事務所では様々な情報の共有化を進めています。
１つの情報を全体で把握することでお客様に対するサービスの向上に
つなげていきます。
サポート終了がもたらす脅威～安心してご利用いただくために
こんにちは！
インストラクターの仲野です。
ここ最近、経理・給与ソフトの入替のご依頼をよくいただきます。
これまでは、利用されているパソコンが故障したからということで
ソフトの入替のご依頼いただくのがほとんどだったのですが、
最近の入替のご依頼はWindows XPのサポート終了（2014年4月9日）が
関係しているようです。
先日のお客さまもXPがサポート終了するからということで、
あわてた様子でご連絡をいただきました。
結果的には、現在ご利用のパソコンも相当古く、動作も遅くなっているので、
これを機会に買い換えようということになったのですが、
もし、ご利用のパソコンがXPでも、いますぐ買い換えなれればならない、
ということではありません。
しかし、サポート終了すると、今後、発売されるソフトやプリンタなどの
周辺機器にはXPのパソコンで正常に動作しない可能性が出てきます。
ソフトや周辺機器の利用に制限がある以上に心配されるのが、セキュリティの問題。
ウイルスなどの脅威は、Windowsなどの基本ソフトのセキュリティ上の
抜け穴などから侵入することもあります。
そういったセキュリティ上の抜け穴はメーカー（Microsoft）によるサポートで
随時、更新プログラムなどをインストールすることで、抜け穴を塞ぎ、
脅威からパソコンを守っています。
サポート終了というのは、こういった更新プログラムが今後なくなるということです。
いますぐ絶対に、ということではありませんが、
増加し続けるパソコンの脅威から大切なデータ類を守るためにも、
なるべく早い段階で、Windowsのアップデートをお勧めいたします。
デスククリーン
ゆたかグループの事務所では、定期的に「デスククリーン」という時間を設けています。
デスククリーンとは、職員の机周りの整理のことで、
職員全員が机の中や書類棚、パソコンのデスクトップ等の整理を
1時間行い、その後綺麗になっているか推進委員からチェックをうけます。
会計事務所では、色々なお客様の資料を扱うので机の上や、
机の中が乱雑になりがちです。
もし机の中が整理されていなければ、必要なモノを探す時に
大幅に時間をとられてしまい、効率的に業務をこなす事が
できません。
また事務所全体で、ペーパーレス化を進めているので、
紙の書類は少なくなりつつありますが、その分、パソコンに
データも溜まってきます。
ですので、机の整理と同様にパソコンのデスクトップの整理もおこないます。
私はよくデスクトップに色々なデータを保存してしまうので、
デスクトップ上にデータが多くなり、必要なデータを
探す時に時間がかかる事もあります。
今回のデスククリーンで分かった事なのですが、
特にパソコンのデスクトップのデータに関しては、
「すでに必要がなくなった」データが多くありました。
資料をデータ化する事はコンパクトになって非常に
便利なのですが、必要なくなったデータが見えにくくなる
という欠点もあります。
机の奥に片付けられている、資料も見えにくくなるという点
では同じです。
こういった欠点を回避し、日々の業務を効率的に進めるため
にデスククリーンは欠かせません。
今は、定期的に「デスククリーン」時間を設けてもらっていますが、
本来は都度、自分で整理整頓しながら業務を進めていかなければと
思います。
・・・が、現状、今の私にとっては、デスククリーンの時間は、
ありがたい存在です。
