ペーパーレス～事務所から紙が無くなる日を目指して
こんにちは！
インストラクターの仲野です。
このブログでも以前よりお話していますが、
ゆたかグループで現在推進中の「ペーパーレス化」の進捗の話です。
先日、懸案だったファイル名の付け方が、ついに決まりました！
プリントアウトする代わりにデータで保存、
紙の資料（冊子になっているものは裁断）はスキャンしてデータで保存、
といったように、紙の保存しなければならないもの以外は
徹底的にデータ保存していこうとしています。
そのため、今後は書棚やキャビネット、書庫で紙があふれる代わりに
ハードディスクの中にデータがあふれることになります。
そこで１番大切なことは、必要なデータをすぐに探し出せることです。
誰でも探せる保存場所と検索機能の活用、
この２つを整備することがデータをすぐに探し出すための必須事項。
そして、検索機能を活用するためには、保存するファイル名に
一定のルールを持たせる必要がありました。
保存する人によってバラバラでしたが、
保存した日付を付ける、ファイルを開かなくても内容が分かるようにする、など
所内で運用するために適したルールづくりができたので、
いよいよデータの保存を進めることができるようになりました。
次は保存場所の準備と紙の資料をデータ化するためのスキャナーの選定を
進めていく予定です。
今後も機会があれば、ペーパーレス化の進捗状況をお話させていただきたいと思います。
事前準備の大切さ
以前、税理士試験を受験していたときに、教えてくださった尊敬する先生がおります。
その方に、先日お会いする機会がありました。
先生は、現在も税理士の講師をされており、多くの合格者を生み出しているそうです。
その先生は、熱血タイプではなく、淡々としたタイプで、普段無駄なことを言いません。
ですが、私が税理士試験に合格することができたのは、その先生の名言のおかげです。
その名言は、「努力のための努力に力を注ぎなさい」ということでした。
奇をてらったような言葉ですが、実は誰でも行っている簡単なことです。
勉強で言うと、事前に試験日から逆算して解くべき問題を選別していきます。
逆に解かない問題も決めます。
（例えば、一度解いて、正解だった問題などは二度解きません。）
つまり、勉強という努力のために、無駄な努力をしない努力をすることです。
換言しますと、「事前準備を正しくしっかりと行う」ということです。
会社も同じではないかと思います。
例えば、会社設立をしようと思えば、会社設立に強い税理士に事前に相談する。
事業承継問題が起こる前に、相続事業承継に強い税理士に相談する。
ある案件を実行する前に、税理士を含む専門家に相談する。
よい事前準備があれば、良い結果を生むことは疑うべくもありません。
ぜひ、事前準備を大切にしてみてください。
保存場所の集約
こんにちは！
インストラクターの仲野です。
ゆたかグループでは、ネットワーク上にファイルサーバという
ハードディスクを設置して、その中にデータを保存しています。
以前は、データを各自のパソコンに保存していたのですが、
ネットワーク上のファイルサーバにデータ保存することで、情報の共有化、
データの有効活用、などができるため、この保存方法を採用しています。
この保存方法はデータを一元で管理するため、
バックアップが一括でできるというメリットがあります。
USBメモリなどが一般的になる以前は、
バックアップというよりデータ退避といったやり方で、
自分の必要なデータだけを、手作業でフロッピーディスクやMOなどに
保存するといった原始的な方法が一般的だったと思います。
その頃に比べると、各自のパソコンに散在していたデータはファイルサーバ、
一箇所に集約されるので、ファイルサーバのバックアップをすれば足り、
さらにバックアップをスケジュール設定することで、自動的に毎日、確実に、
大切なデータを保存することができます。
ファイルサーバの利用は、情報の共有、データの有効活用、バックアップの確実性と、
いいことづくめですが、運用面で特に注意が必要です。
長期間、ファイルサーバを運用していると、保存場所のルールやデータの名称などが、
保存する人によってバラバラになって、最終的には
「データはファイルサーバの中にあるけれど、どこにあるのか分からない」、
となってしまうおそれがあります。
現在、ゆたかグループではペーパーレスを推進しているため、
作成したデータの保存だけでなく、これまで紙で保存していた資料もデータでの保存が
増えていくことになります。
誰でも簡単に、すぐに欲しいデータが見つかる、そんなファイルサーバとなるよう、
運用面を含めてペーパーレスを進めています。
